Recibo Provisório de Serviços (abreviado como RPS) é um documento fiscal de caráter temporário, o qual pode ser emitido em situações de instabilidade de sistema para emissão da NFS-e, ou ainda usado como intermediário para garantir agilidade para empresas que emitam um número muito grande de comprovações fiscais ao contratar muitos serviços em pouco tempo.
No caso das empresas, sejam elas do ramo automobilístico ou de purificador de ar, que emitem inúmeras Notas Fiscais, podem recorrer ao RPS para facilitar o processo, bastando depois enviar para a Prefeitura de sua cidade todos os recibos emitidos em um lote, processo feito através de sistemas automatizados validados pelo Fisco (tudo isso, naturalmente, seguindo as definições e regras de cada Prefeitura).
Assim, todo esse lote de recibos se transformará em Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas, fornecendo corretamente as informações sobre os valores de faturamento e impostos devidos daquele negócio junto aos respectivos órgãos competentes.
Lembrando ainda que o RPS não se trata da Nota Fiscal Avulsa, que é outro modelo que é utilizado por empresas com pequeno volume de transações ou desobrigadas, tal qual pessoas que trabalham como MEI, por exemplo; a autorização para utilização do formato RPS é para pessoas que tenham empresa formalizada. Com essa possibilidade, você se coloca numa espécie de letreiro de led e expandirá essas facilitações.
Em que situações posso usar o RPS?
Pode-se dizer que o RPS serve como um intermediário entre a prestação do serviço e a emissão da Nota Fiscal, sendo geralmente utilizado em casos de indisponibilidade de sistema, como dito anteriormente.
Mas, vale lembrar que não é um documento autorizado para autônomos ou para emissão sem CNPJ; é necessário estar com a empresa registrada e autorizada pela Prefeitura para que este modelo seja usado.
Enquanto o RPS é um documento que posteriormente perderá a validade e será transformado em Nota Fiscal, o RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo, é um documento fiscal válido para o pagamento deste tipo de prestadores de serviços, e não precisa ser alterado posteriormente: ele vai assim mesmo para a contabilidade.
E, diferente do RPS que perderá sua validade e será convertido em Nota Fiscal, o RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo) é um documento fiscal com validade para o pagamento de prestadores de serviços autônomos, o qual não precisa ser alterado mais tarde. Ainda, o RPS lembra um documento fiscal de caráter intermediário, ao ser emitido no sistema do próprio prestador (geralmente em formato eletrônico), mas usado apenas para comunicação com a Fazenda Federal após um período específico, seguindo o modelo de lotes.
O Recibo Provisório não substitui a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, por isso, um gestor do setor de hidrojateamento de alta pressão e qualquer outro, precisa ter isso em mente. Logo após sua emissão, ele deve ser convertido corretamente na Nota Fiscal oficial dentro do prazo estipulado pela Prefeitura correspondente, perdendo seu valor. Portanto, seus impostos não serão calculados com base no RPS por este ser um modelo temporário.
Como é feita a emissão de um Recibo Provisório de Serviços (RPS)?
Lembrando que esta possibilidade é tão fundamental quanto uma mangueira de incêndio para o corpo de bombeiros. E por se tratar de um documento eletrônico que substitui outro, o RPS será sempre gerado em sistema informatizado, emitido de acordo com as especificações que cada Prefeitura pede. Pelo fato do ISS ser de responsabilidade municipal, as Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas estão naturalmente ligadas a esta esfera de fiscalização. Dessa forma, o órgão estabelece seu próprio padrão de documento de Nota Fiscal, bem como indica o padrão que deve ser seguido em relação ao Recibo Provisório.
Geralmente, cada cidade tem seus fornecedores de sistemas que já seguem os padrões necessários, permitindo uma comunicação síncrona ou assíncrona com a Prefeitura; a comunicação síncrona ocorre em situações em que a empresa emite o documento e este é validado a partir da comunicação entre os sistemas do seu negócio e da Prefeitura ao mesmo tempo. Já a comunicação assíncrona ocorre quando a negociação pode ser efetivada em um momento e ser validada com o Fisco Municipal em outro, conforme os dados registrados no momento da mesma.
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