Como fazer uma boa gestão de processos

Você sabe o que o termo gestão de processos significa? Ela é tão importante quanto a mesa rustica de madeira para toda e qualquer empresa. E, resumidamente, é a identificação, melhoria e gerenciamento dos processos de um negócio.

Ficou curioso e quer saber mais e melhor sobre o tema? Então, vem com a gente!

Por que a gestão é importante?

A gestão de processos eficaz traz vários benefícios:

• Permite agilidade em mercados, pois as empresas precisam permanecer flexíveis para que suas operações sejam dinamizadas. Quando há uma gestão madura, permite-se que haja revisão e adaptação nos processos e, mesmo assim, todos fiquem responsivos quando houver imprevistos.
• Promove a eficiência, pois tende a ter um monitoramento e otimização contínua. Ou seja, todos os pormenores serão identificados e resolvidos com rapidez, evitando os tão problemáticos atrasos. Outro ponto é que, quando há automatização, é quase certo que o risco será reduzido.

Fazendo uma análise

Fazer uma análise é um dos estágios mais importantes deste início da gestão de processos. 

Nesta fase, a empresa, seja ela de moda ou de servomotor, deve compilar todos os dados que tem em mãos, metrificá-lo e medir o desempenho. 

Falando nos dados, eles podem ser conquistados com abordagens qualitativas e quantitativas para coletar esses dados. Isso pode incluir:

• A análise de valor agregado de cada processo;
• A modelagem de causa e efeito para identificar eficiências.

Projete e Modele

Durante este caminho, não deixe nenhuma fase passar, como um tinta térmica. Faça tudo de forma gradual e precisa. 

Questione-se se: 

1- O processo atual está elaborado? 

2- O processo futuro já está projetado?

Quando se cria uma sequência lógicas de etapas, com documentação visual do processo, é muito mais fácil.

Agora, informações adicionais podem chegar, tais como: 

• Tempo das tarefas;
• Duração das mesmas;
• Em qual setor ela ocorre;
• Quais profissionais estão envolvidos;
• Como as informações fluem no processo.

Acha que acabou? Claro que não! 

Peça para os usuários finais fazerem uma revisaão para garantir sua precisão e alguma melhoria que agregue valor.

Implementando

Nesta próxima fase, conhecida como implementação, haverá a exigência de tecnologia, atualizações de procedimentos e, porque não, treinamento ou novas formas de trabalho.

Teste em um pequeno grupo, como será esta possível ‘nova função’. E, claro, deixe algum colaborador responsável por monitorar os impactos positivos e negativos disso.

Monitoramento

Enquanto implementa-se algo, os dados são coletados sobre seu desempenho. Então, estipule um período para que as informações sejam trazidas até você (pode ser diariamente ou semanalmente).

As informações que devem ser repassadas são, apenas, referentes ao processo redesenhado. Se as melhorias esperadas chegarem, mantenha.

A comparação das métricas antigas (se tiver) com as novas permitirá que a empresa determine se há um retorno valioso sobre seu investimento ou não.

Os dados de desempenho também podem informar, dentre todas as coisas já analisadas, as decisões sobre quais etapas devem ser executadas a seguir.

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Conteúdo produzido pela equipe do Soluções Industriais