O que é a matriz do gerenciamento de tempo?

Fazer o planejamento de como seu negócio deve funcionar, através de estratégias de vendas, organização do tempo que é usado para cada coisa dentro de seus negócios, é fundamental para manter o bom funcionamento de sua empresa. É aquele velho ditado que diz que “tempo é dinheiro”, não é mesmo?

Quando falamos em tempo, não estamos citando apenas horas, mas sim as tarefas e atividades que serão executadas a longo prazo, também. Traçar os objetivos que sua empresa tem, calculando o período que ela percorrerá para alcançá-los, é essencial para fazer um bom gerenciamento de negócios e atingir o sucesso esperado.

Para que serve a matriz do gerenciamento de tempo e o que é

É importante distinguir no nosso dia a dia o que é mais urgente e o que pode esperar um pouco. Quando falamos de matriz de gerenciamento de tempo, estamos justamente colocando relevância nas coisas que precisamos fazer. Os responsáveis pelo seu desenvolvimento foram Dwight Eisenhower e Stephen Covey que popularizaram e expandiu o que Eisenhower acreditava quando dizia que prioridade está relacionada à importância que você dá a uma tarefa.

Seus critérios foram distribuídos por Covey, após popularizar a ideia, sendo:

Urgência: O que requer atenção imediata;

Importância: o que tem maior significado ou valor.

Um exemplo que pode ser citado, para melhor entendimento, é se uma empresa de painel elétrico industrial quer aumentar seus faturamentos, para isso ela tem que fazer um estudo, identificando quais são seus costumes, necessidades, e calcular quais são os clientes que mais dão lucro que usam mais de seus serviços, assim poderá focar em estratégias para mantê-los fidelizados a sua marca.

Podemos separar da seguinte maneira:

Importantes: São todas aquelas ações que agregarão valores e posteriormente resultados ao seu negócio, que requer uma solução imediata.

Não importantes: Todas aquelas que necessitam de solução imediata, porém não agregam valores ao seu negócio.

Não urgentes: Que não acrescentam valor e tampouco precisam de solução imediata

Matriz de gerenciamento de tempo de Covey

A matriz de gerenciamento de tempo de Covey, é composta por uma combinação de quadrantes:

1. Quadrante 1: Urgente e importante
2. Quadrante 2: não é urgente, mas importante
3. Quadrante 3: Urgente, mas não importante
4. Quadrante 4: Sem urgência e sem importância

 – Quando citamos o Q1, estamos falando das atividades de uma empresa que requerem atenção imediata, pois são críticas. Ou seja, seu negócio possui a necessidade de realizar uma sucção de água, para isso acontecer, precisa adquirir uma bomba centrífuga.

– Q2 Neste caso qualquer tarefa que for executada é importante, mas não urgente. Então pode se não realizada no momento pode não causar tanto impacto quanto a Q1.

– Q3 São as urgentes, mas que não são importantes a longo prazo, por exemplo, uma empresa que vende discos de corte, tem que dar treinamento aos seus colaboradores para saber executar uma venda, então é preciso colocar em um grau de importância que leve um tempo até conseguir os profissionais capacitados para treiná-los.

– Q4 são atividades que não são urgentes e nem importantes.

Para conseguir evitar a perda de tempo com coisas que não são prioridades no momento, usar a matriz de gerenciamento de crise pode ser uma ótima opção para o seu negócio. Distribua as ações que sua empresa precisa ter, de acordo com seu grau de importância.