Saiba como programar uma viagem a trabalho e evitar transtornos

Em uma viagem a trabalho, todos os detalhes precisam ser planejados corretamente para que o foco fique apenas nas demandas exigidas durante esse período

Realizar uma viagem a trabalho é sempre motivo de ansiedade e muita expectativa. Para fechar um novo negócio, conhecer potenciais clientes ou até mesmo participar de seminários, apresentações e treinamentos, tudo precisa sair como o esperado. Dessa forma, o colaborador deve se preocupar somente com o objetivo da viagem e isso significa que todos os detalhes que envolvem esse processo precisam estar alinhados. 

Um dos principais pontos é reservar antecipadamente as acomodações. Por exemplo, ao pesquisar por um hotel em Goiânia, São Paulo, Rio de Janeiro e outras capitais, a procura precisa ser feita com um tempo considerável antes do evento em si, pois, em grandes centros, acomodações de qualidade tendem a estar ocupadas com mais facilidade, especialmente se o evento do trabalho for algo de grande magnitude. 

Pensando nesse aspecto, preparamos algumas dicas práticas para que a viagem a trabalho seja programada da melhor forma possível e sem qualquer tipo de transtorno.

Priorize a acomodação

Como falamos, a acomodação é um dos primeiros itens que devem ser pesquisados ao planejar uma viagem de trabalho. Em alguns casos, reservando antecipadamente, é possível conseguir preços melhores do que normalmente se conseguiria em uma situação emergencial.

Além disso, dependendo da quantidade de funcionários que irão nessa viagem, o hotel pode oferecer pacotes promocionais que irão ajudar a diminuir os custos com a hospedagem.

Outro ponto importante é priorizar locais com ótimas referências e que ofereçam todo o conforto e praticidade necessários, pois os colaboradores precisam se sentir em casa e ter o melhor descanso possível para render como o esperado de acordo com as suas obrigações.

Reserve as passagens

Assim como as acomodações, as passagens, principalmente aéreas, precisam ser reservadas com certa antecedência. Da mesma forma, quanto antes você comprá-las, mais chances terá de conseguir preços melhores. Afinal, quando falamos de viagens de avião, os valores costumam ser mais elevados, com reservas em cima da hora.

Caso a viagem seja de ônibus, busque por empresas que ofereçam serviços de leito-cama em suas cabines. Dependendo da quantidade de horas que o colaborador passará viajando, é preciso que ele tenha um lugar confortável para conseguir viajar sem mais problemas.

Locomoção

Se por acaso a viagem tenha sido realizada com o carro da empresa, naturalmente os colaboradores terão o veículo para utilizar durante esse período. Nesse caso, lembre-se de levar o automóvel para revisão, para que o transporte seja seguro em todo o processo e sem nenhum transtorno. Busque também opções de mecânicos na cidade de destino, pois, assim, eles poderão utilizar a indicação em caso de uma emergência.

Por outro lado, caso a viagem tenha sido por outro meio de transporte, é preciso calcular o que vale mais a pena para a empresa: utilizar táxi ou aplicativos de mobilidade urbana ou alugar um veículo. Ambos possuem vantagens e desvantagens, a decisão deve ser tomada visando a autonomia que os colaboradores precisarão ter com relação ao deslocamento.

Atente-se aos documentos

Além dos documentos tradicionais de identidade, caso a viagem seja internacional é preciso estar com todos os papéis exigidos para entrar em determinado país. Isso pode variar de acordo com o destino e, por isso, é necessário pesquisar com antecedência quais as exigências para não ser surpreendido na hora do embarque.

Outro ponto importante é fazer um checklist com todos os documentos relacionados às demandas que serão exigidas durante sua viagem a trabalho. Muitas vezes esses documentos podem ser digitais, mas, em alguns casos, pode ser necessária a versão impressa e aí talvez seja melhor já levá-los com você desde o seu destino.

Alimentação

Normalmente algumas empresas costumam entregar determinado valor para ser gasto com todas as necessidades básicas durante o período da viagem a trabalho. Mas caso isso não aconteça, procure o departamento de recursos humanos para entender como funcionará essa dinâmica, pois é algo que precisa ser combinado antes da viagem começar.

Procure saber quais os locais mais confiáveis perto do local em que terá os seus compromissos profissionais e, em todo caso, dê preferência para os restaurantes mais conhecidos e locais como shoppings, galerias e o próprio hotel em que está hospedado.

Equipamentos

Faça uma lista com todos os equipamentos que precisará levar na viagem: celular, computador, tablet, câmeras fotográficas, cartões de memória, carregadores, dispositivos de armazenamento e tudo aquilo que for necessário para que tenha em mãos tudo o que precisar para realizar suas tarefas com perfeição.

São detalhes que parecem simples, mas que na correria do dia a dia podem acabar ficando para trás se não forem programados com antecedência e muita calma.