Como Organizar seu Caixa Mensal da Empresa
Organizar o fluxo de caixa da sua empresa é muito importante, principalmente para manter a saúde financeira da sua marca. Inclusive, no mundo dos negócios, o que dita as regras é o dinheiro, se você não cuida bem dele, então corre sérios riscos.
Isso porque é ele que permite que você invista em seus produtos e serviços, tenha boas estratégias de marketing, melhore a estrutura do estabelecimento, arque com suas despesas, dentre outras necessidades.
Se você não tiver um fluxo de caixa controlado e não acompanhá-lo de perto, não vai conseguir fazer o seu negócio crescer.
Mesmo em vista de tamanha importância, alguns empreendedores se perdem no caminho e negligenciam as tarefas relacionadas ao financeiro, e é aí que começam os problemas.
➝ Como utilizar um planner mensal pode te ajudar a ter controle das finanças do seu negócio
Por isso, neste artigo, vamos explicar a importância da organização financeira para os negócios, como ela pode impactar nos lucros, bem como a necessidade de saber o que entra e sai do caixa, visando ajudar na rentabilidade e nos investimentos.
Por fim, também daremos algumas dicas de contabilidade para a sua empresa. Portanto, se você tem dúvidas sobre esse assunto e não quer perder o controle do fluxo de caixa do seu negócio, leia este conteúdo até o fim.
Se a saúde financeira de uma empresa não vai bem e, mesmo assim, nada for feito, as consequências podem ser desastrosas. Dentre os problemas mais comuns estão:
São problemas que, em pouco tempo, podem prejudicar severamente o negócio e até mesmo levá-lo à falência. Toda empresa, como uma confecção de uniforme profissional, quer se manter ativa no mercado.
Sendo assim, todas devem priorizar sua saúde financeira, bem como identificar as razões que causam seu desequilíbrio. Isso pode ser provocado por quedas nas vendas, ausência de resultados, investimentos equivocados e muitos outros motivos.
Para evitá-los ou resolvê-los, a melhor solução é sempre manter uma boa gestão financeira, independentemente do tamanho do negócio.
É isso o que garante um fluxo de caixa saudável e faz com que o negócio alcance seus resultados. Além disso, saber administrar os recursos financeiros de uma organização é importante, porque eles vão impactar diretamente nos lucros.
A gestão financeira tem como foco a administração dos recursos da companhia, é ela quem aponta as limitações, quais são as oportunidades de investimento e mostra os resultados obtidos ao longo do tempo.
Para ser sustentável, um negócio precisa gerar lucros, mas se não existe uma boa gestão de seus ganhos, as operações financeiras, no geral, são prejudicadas.
Tudo o que entra ou sai do caixa precisa ser acompanhado. É assim que a rentabilidade do negócio aumenta, porque ele pode investir em si próprio ou em seus produtos, por exemplo, comprando etiquetas adesivas personalizadas.
Elas vão conferir mais profissionalismo e valor às mercadorias vendidas, o que atende às expectativas e demandas do consumidor moderno.
A organização financeira mostra se o negócio está tendo prejuízos, ou seja, quando mais dinheiro sai do que entra em seu caixa. A partir disso, fica mais fácil identificar as razões e tomar as decisões mais assertivas.
Nós sabemos que diversos fatores externos podem impactar a saúde financeira de uma empresa, mas o que mais provoca problemas ou até mesmo a falência de um negócio é a má administração interna dos recursos.
As crises econômicas vão e vêm, e é com base na organização das finanças que as empresas conseguem lidar com elas.
Por exemplo, no caso de uma fabricante de etiqueta de segurança, é o controle financeiro que vai permitir que ela tenha uma reserva para administrar os imprevistos.
Isso também evita que o negócio precise apelar para empréstimos ou uso de cartão de crédito corporativo para pagamentos de salários, fornecedores, dentre outras necessidades.
Se tudo depende mais da maneira como o setor financeiro da sua empresa é conduzido, você precisa saber como ter uma boa contabilidade. Então, no próximo tópico nós listamos algumas dicas.
O fluxo de caixa precisa estar organizado e atualizado, e nem sempre aquela ferramenta manual, como as planilhas, é uma boa solução.
Isso porque elas não mostram com clareza para onde o dinheiro está indo ou qual produto ou serviço gerou mais lucros. Além disso, também não antecipam algum problema que possa aparecer.
Portanto, mesmo que o seu fluxo de caixa esteja organizado, fica difícil fazer uma boa gestão financeira.
Então, uma fabricante de sacolas para lojas, por exemplo, prefere investir em um software para o seu fluxo de caixa, e também aposta em seguir alguns processos, como:
Determine o período do seu fluxo de caixa que pode ser diário, semanal, quinzenal ou mensal. O mensal é o mais indicado, visto que ele não é nem muito curto, nem muito longo, então manter o controle é mais fácil.
No caso do fluxo mensal, é preciso identificar as receitas e despesas que o seu negócio tem todo mês. Então, organize-as por data, descrição e valor. Feito isso, identifique as movimentações financeiras periódicas.
Separe as receitas e despesas periódicas das fixas, como salários, aluguel, água, luz, internet, entre outras que você tem na empresa.
Assim, as despesas periódicas podem ser registradas no fluxo de caixa em períodos futuros, o que ajuda a ter melhores previsões de recebimentos e pagamentos.
As despesas fixas, como as que mencionamos anteriormente, podem ser registradas como contas a pagar nos próximos meses. As demais, como a compra de placas de sinalização de segurança ou uma nova mobília, não precisam ser lançadas, pois são pontuais.
É dessa forma que você consegue consolidar o saldo atual do seu caixa e também o saldo provisionado, uma vez que as contas a serem pagas já foram consideradas.
Empresas que vendem parcelado ou com prazos diferenciados, devem lançar as contas a receber dos próximos meses.
Com isso, o saldo provisionado vai se referir ao dinheiro que entrará no caixa nos meses seguintes. Empresas de modelo recorrente, que são as que recebem um valor fixo todo mês, devem registrá-lo durante o período de tempo em que durar.
Todas as receitas e despesas das empresas de auditoria, ou quaisquer outras, devem ser encaixadas em categorias, visto que é dessa forma que você consegue suprir as necessidades de controle financeiro.
É necessário encontrar um ponto de equilíbrio em relação ao número de categorias, para que o controle financeiro não seja muito superficial ou muito complexo.
Por exemplo, algumas categorias comuns a qualquer empresa são internet, material de escritório, aluguel, energia elétrica, pagamento de domínio, dentre outras do tipo.
Os centros de custos, que são os locais onde se originam as despesas, podem agrupá-las melhor. Nesse caso, uma empresa de certificação de produtos, por exemplo, pode determinar quais são os seus departamentos, como comercial, produção, RH, entre outros.
Todos eles são centros de custos que geram despesas, então, ao agrupá-las, fica mais fácil saber para onde o dinheiro está indo de maneira mais específica.
Também existem os centros de lucros que agrupam as receitas, e eles dizem respeito aos locais onde elas são geradas.
Eles podem ser produtos e serviços, projetos ou qualquer outra solução que a sua empresa venda para gerar a receita.
Por exemplo, uma empresa de assessoria contábil pode criar um centro de lucro por meio de mensalidades que alguns clientes pagam por seus serviços.
É importante visualizar o fluxo de caixa por categoria de despesas e receitas. Depois que tudo está organizado, você consegue ter uma visão mais clara das movimentações financeiras do negócio.
Para isso, o empreendedor pode usar uma planilha ou softwares de controle financeiro, que dão uma visão ainda mais ampla.
As ferramentas de gestão também permitem que você tenha uma visão ampla do fluxo de caixa pelos centros de custo. É assim que você saberá de onde vem mais dinheiro.
A saúde financeira de um negócio é importante para que ele se mantenha ativo no mercado, mas também porque é a melhor forma de fazê-lo crescer.
Se não houver um controle rígido de tudo o que entra e sai do caixa, os lucros podem ser prejudicados, e consequentemente a empresa como um todo.
O dinheiro é a base do funcionamento de um empreendimento, independentemente de seu tamanho. Se ele começa a faltar, então toda a sua estrutura vai por água abaixo.
Por meio de um software ou de um controle simples em planilha, como mostramos em nossa dica, a sua empresa estará muito mais saudável financeiramente e muito mais competitiva.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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