A modelagem de processos é um conceito que está ganhando cada vez mais destaque no mercado, isso porque se trata de uma inovação que promete mudar por completo a forma como as empresas criam e lidam com seus processos.
Como o próprio nome já diz, a modelagem de processos nada mais é do que a representação dos processos de uma instituição, e tem como principal objetivo documentar, entender e analisar os processos que compõem uma empresa
Através dele é possível trabalhar a transformação e a automatização desses processos, isso porque, com a diagramação desses processos é possível obter uma visão lógica das atividades e mostrar, de forma simples e intuitiva, como o trabalho é deve ser feito em uma empresa.
O ato de modelar esses processos está diretamente ligado à ação de criar esboços com processos novos ou até mesmo atualizados dentro do setor de uma empresa, o que pode fazer toda a diferença na rotina de um negócio.
Além de contar com uma ótima armazenagem e gestão de documentos para ajudar nesse conceito, é possível fazer a modelagem de processos de uma forma simples e acessível para os mais diferentes tipos de negócios.
Afinal de contas, independentemente de qual seja o seu negócio, ele possui inúmeros processos que variam de setor para setor, e cada um deles precisa ser bem definido e alinhado com todos os funcionários.
Pensando nisso, hoje iremos nos aprofundar nesse assunto para te ajudar a modelar processos que fazem toda a diferença na rotina do seu negócio e traga ótimos benefícios a longo prazo.
Entenda como funciona a modelagem de processos
Antes de qualquer coisa, é importante entender como esse conceito funciona, pois ele não se tornou tão notório no mercado do dia para a noite. A modelagem de processos funciona de uma maneira versátil e otimizada ao mesmo tempo.
Isso porque ela pode ser usada em qualquer tipo de negócio, seja qual for o seu segmento ou tamanho, mas também se trata de um conceito que exige muito cuidado em sua documentação, assim como uma declaração de importação.
Vivemos em um mundo e, principalmente, em um país onde a burocracia é gigante e manter as documentações, ainda mais as de uma empresa, em dia, é mais que um cuidado, mas uma necessidade para manter o negócio saudável e legal perante a lei.
A modelagem de processos ajuda na criação de novos procedimentos que podem mudar por completo os resultados e a interação de uma empresa, seja qual for o setor que a compõe, como:
- Vendas;
- Marketing;
- Atendimento;
- Produção;
- Suporte;
- Jurídico;
- Comunicação;
- Entre outros.
Em suma, podemos entender que a modelagem de processos é um conceito que serve para todo tipo de negócio, desde que ele entenda a importância de sua aplicação e saiba como adaptá-la ao seu negócio.
Benefícios da modelagem de processos para uma empresa
O conceito serve tanto para uma empresa de serviços de limpeza quanto para um negócio digital, por exemplo. Confira abaixo alguns benefícios que a modelagem pode trazer para sua empresa.
Melhora a comunicação
A modelagem de processos melhora a comunicação interna de uma empresa, pois com os processos bem definidos e alinhados, torna-se mais simples trocar experiências e saber o que outra área faz para solucionar problemas ou esclarecer dúvidas.
A comunicação é um fator essencial dentro de uma empresa, pois é através dela que os colaboradores conseguem realizar um trabalho coerente e alinhados, felizmente, contar com a modelagem de processos pode mudar por completo esse cenário.
Aumenta a produtividade
Produtividade é uma característica fundamental das empresas que desejam mais resultados, pois ela promove um aumento da produção de cada colaborador e de cada setor da empresa em prol da entrega eficiente de mais resultados.
Com a modelagem de processos é possível obter passos oficiais a serem seguidos pelos colaboradores, o que aumenta o seu desempenho na rotina de trabalho, assim como uma regularização ambiental que promove mais produtividade e segurança para o espaço da marca.
Promove a interação
A interação entre as equipes da empresa e entre os próprios colaboradores também é um ponto importante e que precisa sempre estar bem alinhado, pois uma falta de interação pode culminar em graves problemas para a marca.
A modelagem de processos auxilia também no aumento da interação interna, fazendo com que as áreas consigam conciliar e até mesmo combinar seus processos para ajudar no aumento da entrega de seus colegas.
Esses são apenas alguns dos inúmeros benefícios da modelagem de processos para as empresas, seja qual for o seu tamanho ou segmento, aplicá-la traz inúmeras vantagens para a sua marca.
Passo a passo para modelar os processos do seu negócio
Partindo para a prática, selecionamos um passo a passo para que você faça a modelagem de processos da sua assessoria contábil empresarial ou seja qual for o seu negócio. Confira o passo a passo padrão para modelar os processos da sua empresa:
Escolha uma abordagem
O primeiro passo é justamente escolher uma abordagem para a modelagem de seus processos, dentro do conceito existem três principais abordagens, que são: Do meio para fora, de cima para baixo e de baixo para cima.
Vale a pena estudar cada uma delas e entender qual se encaixa melhor na sua empresa e que mais combina com o estilo de modelos de processos que você deseja aderir na empresa.
Colete dados relevantes
O próximo passo é a coleta de dados relevantes que podem ajudar na modelagem desses processos, afinal de contas, vivemos na era da informação e elas são cruciais para a tomada de decisões e criação de novos modelos de negócios.
Assim como um médico precisa dos dados de um paciente para entregar o seu atestado médico ocupacional, sua empresa precisa de dados para criar processos personalizados e que estejam de acordo com a necessidade do negócio.
Monte um diagrama com as informações
Vivemos em uma época onde tudo é visual, até mesmo as coisas que constroem o universo empresarial, ou seja, as marcas se preocupam em construir diagramas e programas que façam com que elas vejam tudo o que já fizeram, o que fazem e o que ainda irão fazer.
Por isso, montar um diagrama é essencial nesse processo, pois ele ajuda a ver a situação como um todo, de uma forma que nada saia do seu radar e você consiga monitorar cada decisão e cada passo do processo.
Gere a documentação
Por fim, mas longe de ser menos importante, a documentação é um passo fundamental da modelagem de processos, pois é ela que oficializa tudo o que já foi criado e o que será mudado dentro da empresa.
Seja uma produtora de vídeo comercial ou até mesmo uma empresa de marketing, a documentação precisa conter todos os detalhes dos novos modelos de processos que irão ser incluídos no negócio e como eles irão mudar a rotina de trabalho.
Esse é o passo a passo padrão e simples para te ajudar a colocar o conceito de modelagem de processos em prática, trazendo inúmeros benefícios para o seu negócio e mudando por completo a realidade da rotina de suas equipes.
Dicas extras para ajudar na modelagem de processos
Pensou que tinha acabado? Claro que não, como se o passo a passo acima não fosse o suficiente, ainda selecionamos dicas extras para te ajudar a deixar essa jornada de modelagem de processos ainda melhor. Confira:
Tenha um objetivo bem definido
O objetivo é o que te inspira a encontrar maneiras diferentes de alcançá-lo, por isso, é essencial que você obtenha um objetivo bem definido para que os processos sejam construídos como espécies de caminhos ideais para sua empresa chegar onde deseja.
Converse com seus colaboradores
Como abordamos, a comunicação é essencial dentro de uma empresa, sendo assim, conversar com seus colaboradores é fundamental para entender sobre os atuais processos da marca e como eles, com suas experiências, podem colaborar para a modelagem dos novos.
Estude sobre o seu negócio
Para finalizar, não deixe de estudar a fundo o seu negócio, seja ele uma marca de rótulos adesivos ou até mesmo uma clínica estética, pois quanto mais você sabe sobre o seu negócio, mais chances de modelar processos personalizados você terá.
Essas são as dicas extras que, por mais simples que possam parecer, acredite, fazem toda a diferença junto ao passo a passo que damos, pois auxiliam na construção de uma jornada simples e otimizada para você.
Considerações finais
No mundo em que vivemos, contar com processos bem definidos e personalizados é essencial dentro do mercado, e está nas mãos de empreendedores, gestores e líderes fazerem isso acontecer.
Dessa forma, você entenderá que os processos padronizados de uma empresa não servem para limitar o desempenho das equipes, mas como caminhos já estruturados para que eles possam percorrer com sucesso para chegar onde desejam.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
